Gesamtbudget bei Abschluss (BAC) berechnen

Das Gesamtbudget bei Abschluss (BAC – Budget at Completion) korrekt zu berechnen ist die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts. Das BAC ist das genehmigte Gesamtbudget für alle Projektarbeiten – die finanzielle Basislinie, an der jede Kosten- und Terminleistung im Earned Value Management (EVM) gemessen wird. Stimmt es von Anfang an nicht, sind alle nachgelagerten Prognosen – EAC, VAC, TCPI – ebenfalls fehlerhaft. Diese Anleitung führt durch die Formel, einen Sechs-Schritte-Prozess, ein vollständiges Praxisbeispiel und die fünf wichtigsten Schätzmethoden.

Die BAC-Formel

Der PMBOK® Guide 6. Ausgabe definiert das BAC als die Summe aller genehmigten Arbeitspakete. In Formelschreibweise:

Das BAC beinhaltet Direktkosten (Arbeit, Material, Geräte, Nachunternehmer), indirekte Kosten (Gemeinkosten, allgemeine Verwaltung) und die Risikoreserve (Puffer für bekannte Unbekannte). Es schließt die Managementreserve aus, die außerhalb der Kostenbasislinie liegt und von der Unternehmensleitung für unbekannte Unbekannte kontrolliert wird.

Eine wichtige Eigenschaft des BAC: Sobald es bei der Projektbasislinie formal genehmigt wurde, ist es festgelegt. Kostenüberschreitungen werden in einer steigenden Schätzung bei Fertigstellung (EAC) abgebildet – das BAC selbst ändert sich nicht, außer durch einen formalen Re-Baselining-Prozess.

Schritt für Schritt: Gesamtbudget bei Abschluss berechnen

Schritt 1 — Vollständigen Umfang definieren (PSP)

Zerlegen Sie den Projektumfang in einen Projektstrukturplan (PSP). Alle Liefergegenstände und Arbeitspakete müssen erfasst werden, bevor mit der Kostenschätzung begonnen wird. Ein unvollständiger Umfang ist die häufigste Ursache für eine Unterschätzung des BAC.

Schritt 2 — Kosten jedes Arbeitspakets schätzen

Schätzen Sie für jedes PSP-Arbeitspaket: Arbeitsstunden × Stundensatz, Materialmengen × Einheitspreis, Geräteeinsatz und Nachunternehmergebühren. Die Bottom-Up-Schätzung auf dieser Ebene erreicht eine Genauigkeit von ±5–10 %.

Schritt 3 — Gemeinkosten und indirekte Kosten hinzufügen

Wenden Sie den Gemeinkostensatz Ihrer Organisation auf die Direktkosten an. Fügen Sie allgemeine Verwaltungskosten, PMO-Kosten und sonstige indirekte Kosten hinzu, die dem Projekt belastet werden.

Schritt 4 — Risikoreserve hinzufügen

Fügen Sie eine Risikoreserve hinzu – typischerweise 10–15 % der Direktkosten – um identifizierte Risiken abzudecken, die während der Ausführung eintreten können. Diese Reserve ist Teil der Kostenbasislinie und damit Teil des BAC.

Schritt 5 — Formelle Genehmigung einholen

Reichen Sie die Gesamtschätzung zur Genehmigung beim Auftraggeber und den Stakeholdern ein. Nach der Genehmigung wird diese Zahl zum BAC und zur Kostenbasislinie. Dokumentieren Sie es formal; zukünftige Änderungen erfordern eine formale Änderungsanfrage.

Schritt 6 — Leistung mit EVM verfolgen

Sobald die Ausführung beginnt, verwenden Sie das BAC in EVM-Formeln zur Echtzeitüberwachung:

Praxisbeispiel – Renovierungsprojekt Gewerbegebäude

Ein Renovierungsprojekt für ein Gewerbegebäude hat folgende genehmigte Arbeitspaketbudgets:

Sechs Monate nach Projektbeginn meldet das Team einen Fertigstellungsgrad von 40 %. Die tatsächlichen Kosten bis dato betragen 240.000 €. Mit dem BAC lassen sich alle wichtigen EVM-Kennzahlen berechnen:

Das Projekt liegt derzeit 8,3 % über dem Budget. Bei dieser Effizienzrate ergibt sich eine Prognose der Fertigstellungskosten von 599.780 € – eine voraussichtliche Überschreitung von 49.780 €. Ohne ein genaues BAC wäre dieses Frühwarnsignal nicht verfügbar.

5 Methoden zur BAC-Berechnung

Häufige Fehler bei der BAC-Berechnung

• Unvollständiger Umfang — Fehlende Arbeitspakete führen zu systematischer Unterschätzung. Stets den PSP vervollständigen, bevor mit der Schätzung begonnen wird.
• Vergessene indirekte Kosten — Gemeinkosten und Verwaltungskosten sind reale Projektbelastungen. Werden sie weggelassen, ist eine Kostenüberschreitung von Beginn an vorprogrammiert.
• Keine Risikoreserve — Projekte ohne Puffer haben keinen Spielraum für vorhersehbare Risiken. Selbst risikoarme Projekte sollten 5–10 % einplanen.
• BAC als veränderlich behandeln — Das BAC ist eine Basislinie, keine lebendige Schätzung. Eine Anpassung bei Überschreitungen zerstört die Integrität der EVM-Kennzahlen. Verwenden Sie für Prognosen stattdessen das EAC.