Projekto biudžeto bazinio plano vadovas
Projekto biudžeto bazinis planas (taip pat vadinamas išlaidų baziniu planu) yra patvirtinta, laike išskaidyta projekto biudžeto versija. Jis tarnauja kaip atskaitos taškas, su kuriuo lyginami visi išlaidų rodikliai per visą projekto gyvavimo ciklą. Be patikimo bazinio plano Earned Value Management (EVM) pateiks beprasmius skaičius.
Šis vadovas paaiškina, kas yra biudžeto bazinis planas, kuo jis skiriasi nuo BAC, kaip jį teisingai nustatyti ir kaip jį valdyti, kai keičiasi apimtis ar išlaidos.
Išlaidų bazinis planas vs. BAC
| Terminas | Apibrėžimas | Ar apima rezervus? |
|---|---|---|
| Išlaidų sąmata | Pradinis išlaidų įvertinimas be jokių rezervų | Ne |
| Išlaidų bazinis planas (= BAC) | Patvirtintas laike išskaidytas biudžetas su nenumatytų atvejų rezervu | Tik nenumatytiems atvejams |
| Projekto biudžetas | Išlaidų bazinis planas plius valdymo rezervai | Taip (abiejų tipų) |
| EAC | Dabartinė numatomų bendrų projekto išlaidų prognozė | Netaikoma (tai prognozė) |
Pagal PMBOK terminologiją BAC = Išlaidų bazinis planas. Valdymo rezervai yra virš išlaidų bazinio plano ir nėra BAC dalis. Norint jais pasinaudoti, reikalingas oficialus pokyčių prašymas.
Kaip sukurti projekto išlaidų bazinį planą
1 žingsnis: Užbaikite WBS ir WBS žodyną
Kiekvienas darbo paketas Darbų paskirstymo struktūroje (WBS) turi būti apibrėžtas pakankamai gerai, kad būtų galima įvertinti jo išlaidas. WBS žodynas pateikia apimties aprašymą, rezultatus ir priėmimo kriterijus kiekvienam darbo paketui.
2 žingsnis: Įvertinkite išlaidas iš apačios į viršų
Kiekvienam darbo paketui įvertinkite:
- Darbo išlaidas: valandos × darbo valandos įkainis
- Medžiagų išlaidas: kiekiai × vieneto kaina (įskaitant atliekas)
- Įrangos išlaidas: nuomos tarifai, kuras, priežiūra
- Subrangovų išlaidas: pardavėjų pasiūlymai ar analogiški įvertinimai
- Netiesiogines išlaidas: pridėtinės išlaidos, patalpos, bendros paslaugos
3 žingsnis: Pridėkite nenumatytų atvejų rezervus
Nenumatytų atvejų rezervai padengia žinomas rizikas (dokumentuotas rizikų registre). Dažniausiai skaičiuojamas kaip procentas nuo bazinės sąmatos (paprastai 10–20% priklausomai nuo rizikos lygio).
4 žingsnis: Išskaidykite biudžetą laike (PV kreivė)
Paskirstykite biudžetą pagal projekto laiko grafiką. Taip sukuriama planuota vertė (PV) kiekvienam ataskaitiniam laikotarpiui — S-kreivė, kurią EVM naudoja kaip bazinį planą. Bendra PV pabaigoje = BAC.
5 žingsnis: Gaukite formalų patvirtinimą
Prieš pradedant vykdymą, išlaidų bazinį planą turi oficialiai patvirtinti projekto rėmėjas arba pokyčių valdymo komitetas.
Bazinio plano pokyčių valdymas
Bazinį planą reikia apsaugoti nuo neoficialių pokyčių. Kiekvienas BAC pakeitimas turi pereiti per:
- Pokyčių prašymą: oficialiai dokumentuokite apimties pokytį ir jo įtaką išlaidoms
- Poveikio vertinimą: kiekybiškai įvertinkite išlaidas, grafiką ir riziką
- Komiteto peržiūrą: patvirtinti, atmesti arba atidėti
- Bazinio plano atnaujinimą: jei patvirtinta, atnaujinkite BAC ir PV kreivę
- Komunikaciją: informuokite visus suinteresuotus asmenis
Dažnos bazinio plano klaidos
- Per ankstyvas nustatymas: Bazinio plano sudarymas prieš visiškai apibrėžiant apimtį veda prie nerealių biudžetų.
- Neoficialūs apimties papildymai: „Scope creep“ (apimties „šliaužimas“) griauna bazinio plano vientisumą.
- Neišskaidyta laike: Vienkartinė biudžeto suma be laiko padalijimo negali generuoti PV duomenų.
- Peržiūra be dokumentacijos: BAC keitimas be pokyčių istorijos padaro rezultatus neinterpretuojamais.
- Sąmatų „išpūtimas“: Paslėptų rezervų pridėjimas iškreipia duomenis.
Kada peržiūrėti bazinį planą
Bazinio plano peržiūra (re-baselining) tinka, kai:
- Patvirtinti apimties pokyčiai prideda arba pašalina didelį darbų kiekį
- TCPI(BAC) viršija 1,10 ir pradinis BAC yra nepasiekiamas
- Force majeure įvykis iš esmės keičia projekto sąlygas