Projekta budžeta bāzes plāna rokasgrāmata
Projekta budžeta bāzes plāns (saukts arī par izmaksu bāzes plānu) ir apstiprinātā projekta budžeta versija, kas sadalīta pa laika fāzēm. Tas kalpo kā atskaites punkts, pret kuru tiek mērīta visa izmaksu izpilde visā projekta dzīves ciklā. Bez uzticama bāzes plāna Earned Value Management (EVM) sniedz bezjēdzīgus skaitļus.
Šī rokasgrāmata skaidro, kas ir budžeta bāzes plāns, kā tas atšķiras no BAC, kā to pareizi izveidot un kā to pārvaldīt, kad mainās apjoms vai izmaksas.
Izmaksu bāzes plāns pret BAC
| Termins | Definīcija | Vai ietver rezerves? |
|---|---|---|
| Izmaksu tāme | Sākotnējais izmaksu novērtējums bez jebkādām rezervēm | Nē |
| Izmaksu bāzes plāns (= BAC) | Apstiprināts budžets ar neparedzēto gadījumu rezervēm | Tikai neparedzētajiem gadījumiem |
| Projekta budžets | Izmaksu bāzes plāns plus vadības rezerves | Jā (abu veidu) |
| EAC | Pašreizējā prognoze par kopējām projekta izmaksām | Nav piemērojams (tā ir prognoze) |
Saskaņā ar PMBOK terminoloģiju BAC = Izmaksu bāzes plāns. Vadības rezerves atrodas virs izmaksu bāzes plāna un nav BAC daļa. Lai tām piekļūtu, nepieciešams oficiāls izmaiņu pieprasījums.
Kā izveidot projekta izmaksu bāzes plānu
1. solis: Pabeidziet WBS un WBS vārdnīcu
Katrai darba pakotnei Darba sadalījuma struktūrā (WBS) jābūt definētai pietiekami labi, lai novērtētu tās izmaksas. WBS vārdnīca sniedz apjoma aprakstu, rezultātus un pieņemšanas kritērijus.
2. solis: Novērtējiet izmaksas no apakšas uz augšu
Katrai darba pakotnei novērtējiet:
- Darbaspēka izmaksas: stundas × likme
- Materiālu izmaksas: daudzumi × vienības cenas (ieskaitot atkritumus)
- Iekārtu izmaksas: nomas maksas, degviela, uzturēšana
- Apakšuzņēmēju izmaksas: pārdevēju piedāvājumi
- Netiešās izmaksas: pieskaitāmās izmaksas, pakalpojumi
3. solis: Pievienojiet neparedzēto gadījumu rezerves
Neparedzēto gadījumu rezerves sedz zināmos riskus (dokumentēti risku reģistrā). Bieži tiek aprēķināts kā procents no bāzes tāmes (parasti 10–20%).
4. solis: Sadaliet budžetu pa fāzēm (PV līkne)
Sadalot budžetu projekta laika grafikā, tiek izveidota plānotā vērtība (PV) katram atskaites periodam — S-līkne, ko EVM izmanto kā bāzes plānu.
5. solis: Iegūstiet formālu apstiprinājumu
Pirms izpildes uzsākšanas izmaksu bāzes plāns ir formāli jāapstiprina projekta sponsoram vai izmaiņu kontroles padomei.
Bāzes plāna izmaiņu pārvaldība
Bāzes plāns ir jāaizsargā no neoficiālām izmaiņām. Katrai BAC izmaiņai jāiziet cauri:
- Izmaiņu pieprasījums: formāli dokumentējiet apjoma izmaiņas
- Ietekmes novērtējums: kvantitatīvi novērtējiet izmaksas, grafiku un risku
- Padomes pārskatīšana: apstiprināt, noraidīt vai atlikt
- Bāzes plāna atjaunināšana: ja apstiprināts, atjauniniet BAC un PV līkni
- Komunikācija: informējiet visas ieinteresētās puses
Biežākās bāzes plāna kļūdas
- Pārāk agra iestatīšana: Bāzes plāna noteikšana pirms apjoma definēšanas noved pie nereāliem budžetiem.
- Neoficiāli papildinājumi: „Scope creep” sagrauj bāzes plāna integritāti.
- Nav sadalījuma laikā: Vienreizējs budžets nevar ģenerēt PV datus.
- Pārskatīšana bez dokumentācijas: BAC mainīšana bez izmaiņu vēstures padara tendences neinterpretējamas.
Kad pārskatīt bāzes plānu
Bāzes plāna pārskatīšana ir atbilstoša, kad:
- Apstiprinātās apjoma izmaiņas pievieno vai noņem ievērojamu darbu
- TCPI(BAC) pārsniedz 1.10, un sākotnējais BAC nav sasniedzams
- Force majeure notikums būtiski maina projekta apstākļus