คู่มือ Baseline งบประมาณโครงการ
Baseline งบประมาณโครงการ (หรือเรียกว่า cost baseline) คือเวอร์ชันของงบประมาณโครงการที่ได้รับการอนุมัติและกระจายตามช่วงเวลา มันทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงในการวัดประสิทธิภาพด้านต้นทุนทั้งหมดตลอดวงจรชีวิตของโครงการ หากไม่มี baseline ที่แข็งแกร่ง การจัดการ Earned Value (EVM) จะสร้างตัวเลขที่ไร้ความหมายเท่านั้น
คู่มือนี้จะอธิบายว่า baseline งบประมาณคืออะไร แตกต่างจาก Budget at Completion (BAC) อย่างไร วิธีตั้งค่าให้ถูกต้อง และวิธีจัดการเมื่อขอบเขตหรือต้นทุนเกิดการเปลี่ยนแปลง
Cost Baseline เทียบกับ Budget at Completion (BAC)
| คำศัพท์ | คำจำกัดความ | รวมทุนสำรองไหม? |
|---|---|---|
| Cost Estimate (ประมาณการต้นทุน) | การประมาณการต้นทุนดิบของโครงการก่อนที่จะมีเงินทุนสำรอง | ไม่ |
| Cost Baseline (= BAC) | งบประมาณที่กระจายตามเวลาและได้รับการอนุมัติ ซึ่งรวมถึงทุนสำรองฉุกเฉินแล้ว | เฉพาะทุนสำรองฉุกเฉิน (Contingency) |
| Project Budget (งบประมาณโครงการ) | Cost baseline รวมกับทุนสำรองการบริหาร (Management reserves) | ใช่ (ทั้งสองประเภท) |
| EAC | การคาดการณ์ต้นทุนรวมของโครงการ ณ ปัจจุบัน | N/A — เป็นค่าคาดการณ์ |
ในคำศัพท์ของ PMBOK BAC = Cost Baseline ทุนสำรองการบริหาร (Management reserves) จะอยู่เหนือ cost baseline และไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ BAC หากต้องการใช้ทุนสำรองนี้ จะต้องมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลง (change request)
วิธีสร้าง Cost Baseline โครงการ
ขั้นตอนที่ 1: จัดทำ WBS และพจนานุกรม WBS ให้เสร็จสมบูรณ์
ทุกแพ็กเกจงานในโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) จะต้องได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนพอที่จะประมาณต้นทุนได้ พจนานุกรม WBS จะให้คำอธิบายขอบเขตงาน ผลส่งมอบ และเกณฑ์การยอมรับสำหรับแต่ละแพ็กเกจงาน
ขั้นตอนที่ 2: ประมาณการต้นทุนแบบ Bottom-Up (จากล่างขึ้นบน)
สำหรับแต่ละองค์ประกอบของ WBS ให้ประเมินต้นทุนทางตรง: แรงงาน, วัสดุ, อุปกรณ์ และต้นทุนทางอ้อมที่เกี่ยวข้อง นำการประมาณการทั้งหมดมารวมกันเพื่อให้ได้ต้นทุนพื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มทุนสำรองฉุกเฉิน (Contingency Reserves)
ทำการประเมินความเสี่ยงและจัดสรรเงินทุนเพื่อจัดการความเสี่ยงที่ระบุได้ ("ความเสี่ยงที่รู้ว่าไม่รู้" หรือ known-unknowns) เงินทุนส่วนนี้คือทุนสำรองฉุกเฉิน
ขั้นตอนที่ 4: การกระจายงบประมาณตามเวลา (Time-phasing)
จัดสรรงบประมาณที่อนุมัติเข้ากับตารางเวลาของโครงการ คุณวางแผนที่จะใช้เงินเท่าไหร่ในแต่ละเดือน (หรือในแต่ละสัปดาห์)? เส้นโค้งต้นทุนเมื่อเวลาผ่านไปนี้จะสร้างเส้นโค้งรูปตัว S (S-curve) ซึ่งจะเป็น Planned Value (PV) ของคุณใน EVM
การรักษา Cost Baseline และควบคุมการเปลี่ยนแปลง
Cost baseline เป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการอย่างเป็นทางการและสามารถปรับเปลี่ยนได้ผ่านกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ (Integrated Change Control) เท่านั้น คุณไม่ควรแก้ไข BAC เพียงเพราะผลงานออกมาไม่ดี
- เหตุผลที่ถูกต้องในการเปลี่ยน baseline: การอนุมัติการเพิ่มหรือลดขอบเขตงาน การปรับเปลี่ยนสัญญา หรือการอนุมัติเบิกทุนสำรองการบริหารจากสปอนเซอร์
- เหตุผลที่ไม่ถูกต้อง: พยายามปกปิดต้นทุนที่บานปลายไปแล้ว หรือเพียงเพื่อ "แก้ไข" ค่าประมาณการเดิมที่ทำได้แย่ (ในกรณีนี้ baseline ควรคงไว้ และใช้ EAC สะท้อนความแตกต่างที่เกิดขึ้นแทน)