Công thức Budget at Completion (BAC Formula)

Công thức Budget at Completion (BAC) là nền tảng của Earned Value Management. Nó xác định tổng ngân sách được phê duyệt cho tất cả các công việc của dự án. Theo PMBOK Phiên bản thứ 6 (tr.263), công thức BAC là:

Nói một cách đơn giản: mọi gói công việc, hạng mục chi phí và dự phòng rủi ro đều được ước tính và cộng lại. Tổng số là BAC của bạn. Khi đã được phê duyệt tại đường cơ sở (baseline), nó sẽ cố định — BAC không thay đổi khi chi phí vượt mức. Chỉ có Estimate at Completion (EAC) thay đổi.

Công thức BAC trong Bối cảnh EVM

Công thức Budget at Completion cung cấp trực tiếp cho mọi chỉ số EVM khác:

Một chỉ số BAC không chính xác sẽ làm cho mọi chỉ số EVM hạ nguồn trở nên không đáng tin cậy. Tính toán đúng công thức BAC là bước quan trọng nhất trong quản lý chi phí dự án.

5 Phương pháp Tính toán BAC

Không có thuật toán duy nhất nào để xây dựng BAC. PMBOK định nghĩa một số phương pháp ước tính, mỗi phương pháp phù hợp với một mức độ xác định khác nhau của dự án:

1. Ước tính từ dưới lên (Bottom-Up Estimation - Chính xác nhất)

Ước tính từng gói công việc riêng lẻ, sau đó tính tổng tất cả các ước tính. Độ chính xác: ±5–10%. Yêu cầu định nghĩa phạm vi chi tiết. Đây là phương pháp được sử dụng trong công cụ BAC Builder của chúng tôi.

2. Ước tính Tương tự (Analogous Estimation)

Sử dụng dữ liệu từ một dự án đã hoàn thành có thể so sánh được làm điểm xuất phát. Độ chính xác: ±25–75%. Nhanh chóng nhưng phụ thuộc vào việc có dữ liệu lịch sử liên quan. Tốt nhất cho ngân sách ở giai đoạn đầu.

3. Ước tính Tham số (Parametric Estimation)

Đưa ra chi phí từ mối quan hệ thống kê giữa phạm vi dự án và chi phí đơn vị. Độ chính xác: ±10–20%. Phổ biến trong xây dựng (chi phí/m²), phần mềm ($chi phí/điểm chức năng) và sản xuất.

4. Ước tính Ba điểm (Three-Point Estimation - PERT)

Cân nhắc ba kịch bản để tạo ra một ước tính có trọng số xác suất. PERT tính đến sự không chắc chắn về tiến độ và chi phí, làm cho nó đáng tin cậy hơn so với ước tính một điểm.

5. Đánh giá của Chuyên gia (Expert Judgement)

Tham khảo ý kiến của các chuyên gia có năng lực khi không có dữ liệu để so sánh. Kết hợp với bất kỳ phương pháp nào ở trên. Độ chính xác hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm của chuyên gia.

Ví dụ Thực tế: Áp dụng Công thức BAC

Một công ty đang lên kế hoạch cho một dự án cải tạo văn phòng. Quản lý dự án áp dụng phương pháp ước tính từ dưới lên cho từng gói công việc:

BAC ở đây là: $990,000. Dự trữ quản lý (Management reserve - $50,000) được giữ riêng và KHÔNG nằm trong công thức BAC. Nếu đến tháng thứ 4 dự án đã chi tiêu $420,000 cho 38% khối lượng công việc, thì các chỉ số EVM sẽ như sau:

• AC = $420,000
• EV = 38% × $990,000 = $376,200
• CPI = $376,200 / $420,000 = 0.896 (vượt ngân sách)
• EAC = $990,000 / 0.896 = $1,104,911 (vượt chi phí dự kiến là $114,911)

Những Gì Không Bao Gồm Trong BAC

Tại sao BAC Không Bao giờ Được Thay đổi Giữa Dự án

Chi phí vượt mức KHÔNG làm thay đổi BAC. Nếu dự án của bạn vượt ngân sách chi tiêu, bạn theo dõi nó qua:

• CV (Cost Variance) = EV − AC → hiển thị số tiền vượt mức hiện tại
• EAC → hiển thị dự báo tổng chi phí đã được sửa đổi
• VAC (Variance at Completion) = BAC − EAC → hiển thị phần vượt ngân sách cuối cùng dự kiến

Nếu phạm vi dự án thay đổi chính thức (yêu cầu thay đổi được phê duyệt), thì BAC mới có thể được tái thiết lập (re-baselined). Quá trình này được gọi là sửa đổi ngân sách (budget revision) và đòi hỏi phải có sự kiểm soát thay đổi chính thức.