Phân tích Biến động Chi phí trong Quản lý Dự án
Biến động Chi phí (Cost Variance - CV) là một trong hai số liệu biến động cơ bản trong Quản lý Giá trị Thu được (số liệu kia là Biến động Lịch trình). Nó đo lường sự khác biệt giữa giá trị ngân sách của công việc đã hoàn thành và chi phí thực tế để hoàn thành công việc đó. Nói một cách đơn giản: chúng ta đang chi tiêu nhiều hơn hay ít hơn so với mức chúng ta nên chi cho công việc chúng ta đã làm?
Công thức Tính Biến động Chi phí
Trong đó:
- EV (Earned Value - Giá trị Thu được) = giá trị ngân sách của công việc thực tế đã hoàn thành (% hoàn thành × BAC)
- AC (Actual Cost - Chi phí Thực tế) = số tiền thực tế chi tiêu để hoàn thành công việc đó
Cách Diễn giải CV
| Giá trị CV | Ý nghĩa | Hành động |
|---|---|---|
| Dương (+) | Dưới ngân sách — cung cấp giá trị rẻ hơn so với kế hoạch | Điều tra lý do tại sao (có thể là hiệu quả thực sự hoặc cắt xén góc) |
| Bằng không (0) | Đúng ngân sách cho công việc đã làm | Tiếp tục theo dõi |
| Âm (−) | Vượt ngân sách — chi phí vượt mức đối với công việc đã hoàn thành | Cần phân tích nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục |
Quan trọng: CV được đo bằng cùng đơn vị với ngân sách của bạn (đô la, euro, v.v.). Một CV là −$50.000 là một con số tuyệt đối. Để hiểu mức độ nghiêm trọng tương đối, hãy tính CV% = CV ÷ EV × 100. Một CV là −$50.000 đối với một dự án $5 triệu (−1%) rất khác so với cùng một CV đối với một dự án $500 nghìn (−10%).
CV so với CPI: Sự Khác biệt Là Gì?
CV và CPI đều đo lường hiệu suất chi phí nhưng ở các hình thức khác nhau:
- CV = EV − AC: một số tiền đô la tuyệt đối. Hiển thị quy mô của sự biến động.
- CPI = EV ÷ AC: một tỷ lệ/chỉ số. Hiển thị tỷ lệ hiệu quả chi phí. Tốt hơn để so sánh các dự án có quy mô khác nhau.
Cả CV và CPI đều được điều khiển bởi cùng một dữ liệu cơ bản. Nếu CV âm, CPI sẽ < 1.0. Nếu CV dương, CPI sẽ > 1.0.
Ví dụ Thực tế
Một dự án xây dựng cầu: BAC = $3.000.000. Ở tháng thứ 8:
- EV = $1.200.000 (Hoàn thành 40% × $3 triệu)
- AC = $1.450.000 (chi tiêu thực tế cho đến nay)
CV% = CV ÷ EV × 100 = −250.000 ÷ 1.200.000 × 100 = −20,8%
CPI = EV ÷ AC = 1.200.000 ÷ 1.450.000 = 0,828
Dự án đang vượt ngân sách 20,8% cho khối lượng công việc đã hoàn thành. Đối với mỗi $1,00 được lập ngân sách, nó thực tế đang tốn $1,21. Nếu tình trạng này tiếp diễn, EAC = 3.000.000 ÷ 0,828 = $3.623.188.
Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ đối với CV Âm
Khi CV âm đáng kể, người quản lý dự án nên tiến hành Phân tích Biến động. Các nguyên nhân gốc rễ phổ biến:
| Loại Nguyên nhân Gốc rễ | Ví dụ |
|---|---|
| Thay đổi phạm vi (Scope creep) | Bổ sung phạm vi không có tài liệu tiêu tốn ngân sách mà BAC không tăng |
| Lỗi ước tính | Các ước tính ban đầu quá lạc quan |
| Năng suất nguồn lực | Năng suất lao động thấp hơn dự kiến |
| Chi phí vật liệu | Lạm phát giá, thay đổi nhà cung cấp, lãng phí/làm lại |
| Sự kiện rủi ro | Rủi ro đã xác định đã thành hiện thực mà không có dự phòng đầy đủ |
| Độ phức tạp kỹ thuật | Các vấn đề thiết kế đòi hỏi thêm giờ kỹ thuật |
Các Hành động Khắc phục đối với Vượt Mức Chi phí
- Cắt giảm phạm vi: Loại bỏ hoặc hoãn các sản phẩm bàn giao có mức độ ưu tiên thấp hơn để đưa EAC trở lại phù hợp với BAC
- Tối ưu hóa nguồn lực: Thay thế các nguồn lực đắt tiền bằng các lựa chọn thay thế chi phí thấp hơn cho công việc còn lại
- Cải tiến quy trình: Xác định và loại bỏ các chu kỳ làm lại và sự kém hiệu quả
- Đẩy nhanh các hoạt động ứng phó rủi ro: Thực hiện các ứng phó rủi ro còn tồn đọng trước khi chúng tiêu tốn nhiều ngân sách hơn
- Sửa đổi đường cơ sở: Nếu CV mang tính cấu trúc (không thể khắc phục được), hãy yêu cầu sửa đổi BAC chính thức với sự chấp thuận của nhà tài trợ
Biến động khi Hoàn thành (VAC)
CV cho bạn biết biến động chi phí hiện tại. VAC dự báo điều này đến cuối dự án:
VAC âm có nghĩa là dự án được dự đoán sẽ hoàn thành với việc vượt ngân sách. VAC cung cấp con số tác động ngân sách mà các nhà tài trợ và kiểm soát viên tài chính quan tâm nhất.
→ Mở Máy tính EVM Miễn phí